Atenta a tendência mundial de substituir os processos manuais por soluções digitais, desde o início de janeiro de 2021, o programa Papel Zero é uma realidade na Agência das Bacias PCJ. A implantação da ação, que teve início em 2018, envolveu todos os colaboradores da Fundação e mostra que é possível diminuir os impactos ambientais e ao mesmo tempo minimizar os custos.

Além de simplificar e racionalizar os processos de gestão dos documentos, por meio da iniciativa foi possível fazer uma eliminação criteriosa dos documentos que não têm valor.

“O Papel Zero trouxe agilidade no processo de tomada de decisão, maior produtividade e qualidade, assim como transparência das ações administrativas e garantia de acesso às informações e documentos públicos”, explica o diretor Administrativo e Financeiro da Agência das Bacias PCJ, Ivens de Oliveira.

“Alcançamos a meta estabelecida pela Agência Nacional de Águas e Saneamento Básico (ANA), por meio do Contrato de Gestão nº 003/2011, a qual disponibilizou recursos orçamentários para que a Fundação Agência das Bacias PCJ pudesse adotar a boa prática já realizada na ANA nos últimos anos.

Processo

Sem emissão de documentos físicos, todas as novas contratações da Agência das Bacias PCJ em 2021 são feitas de forma 100% digitais. Além disso, todos os documentos (Portarias, Ofícios, Memorandos Internos, Pareceres Técnicos, Ordem de Serviço, entre outros) são emitidos e assinados pelos colaboradores via Próton (sistema de gestão arquivística de documentos).

Para isso, novas rotinas de trabalho foram estabelecidas. Entre elas, solicitações de contratações e pagamentos via plataforma digital com documentos também tramitados pelo Próton.

“Atualmente, estamos em momento de transição com processos híbridos, tanto a parte física quanto a digital, pois ainda temos processos em andamento realizados em exercícios anteriores”, afirma o Diretor Administrativo e Financeiro da Fundação.

Implantação

O processo de adesão ao programa Papel Zero na Agência das Bacias PCJ teve início com a capacitação inicial em Gestão de Documentos. Foi criada uma Comissão de Avaliação de Documentos e Acessos (CADA) da entidade.

Após levantamento dos documentos, foi elaborado um Plano de Classificação, Tabelas de Temporalidade e Índices das Área Meio e Área Fim. Também foi feita a aquisição de assinaturas com certificados digitais, bem como a adesão de uma plataforma de assinaturas digitais com agentes externos.